POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TODOMOTOS VS S.A.S

1. INTRODUCCIÓN 

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.  

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países. 

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable. 

En desarrollo de sus actividades TODOMOTOS VS S.A.S conoce, recopila, almacena, utiliza y en general trata información personal de: (i) sus clientes, con el fin de ofrecer sus productos y servicios, facilitar su uso, informar sobre los beneficios y oportunidades que estos representan, gestionar las relaciones contractuales establecidas, así como evaluar y administrar el riesgo crediticio en cada una de ellas, (ii) sus empleados, aprendices y practicantes, o similares (recurso humano) para el desarrollo de la relación laboral y extensión de beneficios a su grupo familiar, (iii) comercios vinculados, constituidos por persona natural, para el desarrollo de la relación contractual y comercial, (iv) proveedores, personas naturales que prestan sus servicios a TODOMOTOS VS, para el desarrollo de la relación contractual y comercial establecida, (v) personas que ingresan a las sedes comerciales y administrativas. 

Teniendo en cuenta la importancia que tiene la información personal para sus Titulares y la expedición en Colombia de un marco normativo que busca proteger y garantizar el uso adecuado de la información de los ciudadanos, TODOMOTOS VS ha desarrollado la presente Política de Protección de Datos Personales, siendo sus principales pilares los siguientes: el respeto a la persona, la transparencia en el uso de la información, el desarrollo de mejores oportunidades para los Titulares de los Datos Personales y en general el cumplimiento eficiente de las normas que rigen en Colombia. Específicamente busca desarrollar los aspectos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las circulares y guías emitidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, y todas aquellas las modifiquen, complementen o sustituyan. TODOMOTOS VS Que dada su naturaleza le es aplicable también la Ley 1266 de 2008 la cual tiene un desarrollo independiente enmarcado en las normas propias que la desarrollan. El objetivo de esta Política es informar de manera clara y suficiente acerca de las finalidades del tratamiento, su alcance, los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, la forma de ejercerlos y en general transmitir la visión y forma en la que TODOMOTOS VS entiende su compromiso en materia de protección de datos personales. Así mismo, busca que este documento sea fácil de entender por parte de los Titulares de los Datos Personales y se convierta en una guía clara y concreta para sus empleados, en el desarrollo de todas las funciones que impliquen el tratamiento de información personal. 

Por lo anterior, TODOMOTOS VS, se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la empresa, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de TODOMOTOS VS será la CR 4 CL 8-70 en el municipio de Guamal – Magdalena, teléfono: 3007826393, correo electrónico: [email protected]. 

2. NORMATIVA APLICABLE  

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento TODOMOTOS VS está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política de Datos Personales del TODOMOTOS VS 

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia 

• Ley Estatutaria 1266 de 2008 

• Ley 1273 de 2009 

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 

• Decreto 1377 de 2013 

• Decreto 886 de 2014 

• Decreto 1074 de 2015 

Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN  

La política prevista en este documento busca desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Habeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales TODOMOTOS VS haya recolectado, administre o conserve información de carácter personal.  

Para estos efectos se dejará claramente establecido que los derechos de los Titulares de los Datos Personales que tengan el carácter de clientes o usuarios de TODOMOTOS VS, en desarrollo de una relación financiera o crediticia, se rigen principalmente por las disposiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008; sin perjuicio, de estar cubiertos también bajo el marco de la Ley 1581 de 2012 en lo que corresponda y aplique.  

Esta Política de Protección de Datos Personales orientará el Tratamiento de los datos personales que obtenga, almacene y administre TODOMOTOS VS en desarrollo de su objeto social. Dadas las actividades que puede desarrollar TODOMOTOS VS es posible que actúe tanto como Responsable del Tratamiento, como Encargado del mismo, dependiendo de si ella misma los recaba y es quien define su finalidad de uso, o si por el contrario es quien recibe los datos de un tercero a título de encargo.  

Así mismo, esta Política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano y cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no resida en Colombia, pero que por disposiciones del país al que pertenezca le sea aplicable la legislación colombiana. 

4. DESTINATARIOS  

La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales TODOMOTOS VS realiza tratamiento de información personal. 

5. OBLIGATORIEDAD

Todos los colaboradores de TODOMOTOS VS quedan cubiertos bajo esta política. TODOMOTOS VS adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, con el fin de asegurar que todas las áreas sean capacitadas en esta regulación y, en especial, aquellas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración y Tratamiento de Datos Personales. De esta manera, se busca asegurar el conocimiento, entendimiento y la debida aplicación de las normas 

Así mismo, esta política será aplicable a los comercios vinculados y a los proveedores de TODOMOTOS VS que tengan acceso a los Datos Personales de Titulares administrados por TODOMOTOS VS, y que actúen como Encargados. Éstos deberán comprometerse a conocer y dar cumplimiento a la ley y a esta Política.

6. GLOSARIO.  

Para efectos interpretativos de las reglas contenidas en el presente documento se adoptan las siguientes definiciones: 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. 

Autorización inequívoca: Aquellas que no admiten duda o equivocación del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización 

Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables¹. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza. 

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. 

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 

Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad personal del titular, o cuyo uso  indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

Encargado del tratamiento: TODOMOTOS VS actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento. 

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de TODOMOTOS VS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia. La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por la Gerencias General de TODOMOTOS VS 

Responsable del tratamiento: TODOMOTOS VS actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente. 

Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento 

Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad del sistema de video vigilancia consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa y sus empleados.  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento: 

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.  

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.  

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.  

4. Por estipulación a favor de otro o para otro. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.  

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que TODOMOTOS VS realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales. 

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que provea bienes y/o servicios a TODOMOTOS VS en virtud de una relación contractual. 

Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera bienes y/o servicios comercializados o provistos por TODOMOTOS VS. 

Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. 

Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información. 

7. PRINCIPIOS RECTORES  

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: 

Legalidad. Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de información por parte de TODOMOTOS VS en calidad de responsable y/o Encargado o quien esta designe como Encargado      de Tratamiento, se dará aplicación además de a lo establecido en la presente política, a las normas descritas en la sección 3 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman. 

Finalidad. El Tratamiento de los Datos Personales recolectados por TODOMOTOS VS tendrá por objeto una finalidad legítima, específica e informada de acuerdo con la Constitución Política y la Ley, la cual será comunicada a su Titular. 

Libertad. El Tratamiento sólo se ejercerá con el consentimiento, previo, expreso e informado del       Titular. TODOMOTOS VS no obtendrá o divulgará datos personales sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

Veracidad o calidad. TODOMOTOS VS se compromete con los Titulares de la información que compone sus bases de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Transparencia. TODOMOTOS VS garantiza el derecho del Titular a obtener del de TODOMOTOS VS en cualquier momento y               sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Acceso y circulación restringida. El acceso a la información que compone la Base de Datos está restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. TODOMOTOS VS no publica la información personal objeto de tratamiento en  Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. 

Seguridad. TODOMOTOS VS ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos objeto de Tratamiento, para otorgar seguridad a los registros e impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado o por medios fraudulentos. 

Confidencialidad. Su acceso a este Sitio y su uso está sujeto a la legislación y reglamentación aplicables a la materia, así como a los términos y condiciones plasmadas en el presente documento.  Al acceder y revisar este Sitio web Usted acepta estos Términos y Condiciones, sin limitación ni condicionamiento alguno, y reconoce que los mismos reemplazan y dejan  sin efecto cualquier acuerdo relativo al uso de este Sitio existente entre Usted y TODOMOTOS VS. 

8. TRATAMIENTO DE DATOS 

1. Tratamiento de datos públicos: 

TODOMOTOS VS advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia. 

2. Tratamiento de datos sensibles: 

TODOMOTOS VS solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. TODOMOTOS VS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: 

1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.  

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. 

3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; 

4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.  

En adición a lo anterior, TODOMOTOS VS cumple con las siguientes obligaciones:  

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.  

3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 

3. Tratamiento de datos de menores.  

TODOMOTOS VS solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con TODOMOTOS VS. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:  

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.  

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Cumplidos los anteriores requisitos, TODOMOTOS VS exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.  

TODOMOTOS VS y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 

En virtud de su naturaleza y objeto social, TODOMOTOS VS recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular. 

La autorización que le otorgan los titulares de la información a TODOMOTOS VS permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades:  

Ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral 6 de finalidades). 

TODOMOTOS VS conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información. 

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando TODOMOTOS VS actúe como Responsable del Tratamiento, le informará al Titular de los Datos Personales de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. Los Titulares de los Datos Personales siempre podrán tener la certeza de poder revocar su consentimiento, cuando no haya un deber legal o contractual que lo impida, de una manera sencilla, segura y eficiente.  

En el evento en que TODOMOTOS VS advierta la posibilidad de ampliar o modificar la finalidad, en una forma que el Titular de los Datos Personales no tenga la expectativa legítima de que ello ocurra, le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento.  

Así mismo, TODOMOTOS VS buscará recaudar únicamente los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y aquellos que resulten razonables para entender mejor la situación de los Titulares de los Datos Personales. Cualquier uso que se haga de éstos estará sujeto a la verificación de ser datos públicos o, en su defecto, de haber sido informado y autorizado por el Titular de los Datos Personales, salvo en aquellos casos que la ley lo exceptúe.  

La prioridad de TODOMOTOS VS es hacer un tratamiento transparente, eficiente y seguro de los datos, para que los Titulares de los Datos Personales se beneficien y TODOMOTOS VS pueda mantenerlos informados, apoyarlos en sus necesidades y facilitar el desarrollo de la relación con los mismos 

Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales son:  

1. Clientes y/o usuarios 

1. Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales. 

2. Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente. 

3. Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado. 

4. Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual. 

5. Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos. 

6. Recibir información por parte de TODOMOTOS VS respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros. 

7. Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función. 

8. Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza. 

9. Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole. 

10. Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales. 

11. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines. 

12. Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales. 

13. Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros. 

14. Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por TODOMOTOS VS 

15. Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza. 

2. Proveedores y aliados 

1. La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con TODOMOTOS VS que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización. 

2. Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros. 

3. Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputaciones y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de TODOMOTOS VS. 

4. Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes. 

5. Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de TODOMOTOS VS. 

6. Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos. 

7. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado. 

3. Aspirantes y colaboradores 

1. La información que TODOMOTOS VS recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante. 

2. El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización.  

3. Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato. 

4. Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias. 

5. Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso. 

6. Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por TODOMOTOS VS. 

7. Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma. 

8. Tratándose de ex colaboradores, TODOMOTOS VS almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el ex colaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección. 

10. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS 

En los contratos laborales, TODOMOTOS VS ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales TODOMOTOS VS tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.  

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, TODOMOTOS VS le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por TODOMOTOS VS y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.  

Por su parte, TODOMOTOS VS al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales. 

11. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS 

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por TODOMOTOS VS durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley. 

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos Personales pueden dirigirse a TODOMOTOS VS, a través de los canales establecidos por ésta, los cuales se indican más adelante en esta Política con el fin de:  

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TODOMOTOS VS salvo cuando, de acuerdo con la ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.  

3. Ser informado por TODOMOTOS VS, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por TODOMOTOS VS, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.  

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.  

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Dicho derecho no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.  

6. Acceder en forma gratuita, para el ejercicio de su derecho de consulta a través de los canales dispuestos por TODOMOTOS VS. 

13. ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS 

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de: 

1. Consultas 

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de TODOMOTOS VS. 

De acuerdo con lo anterior, TODOMOTOS VS garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular. 

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por TODOMOTOS VS. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. 

2. Reclamos 

Corrección, actualización, supresión y revocatoria:  

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de TODOMOTOS VS deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley. 

Requisitos para presentar un reclamo: 

• Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación. 

• Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer. 

• Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes. 

• Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud. 

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, TODOMOTOS VS entenderá que ha desistido del reclamo. 

Cuando TODOMOTOS VS no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado. 

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos. 

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante TODOMOTOS VS., como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. 

3. Supresión de la información 

En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que TODOMOTOS VS analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra TODOMOTOS VS. 

4. Revocatoria de la autorización 

En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, TODOMOTOS VS analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede. 

No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra TODOMOTOS VS. 

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos. 

14. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS 

TODOMOTOS VS tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal. 

• Establecimiento: los titulares de la información pueden acercarse a cualquiera de los establecimientos de TODOMOTOS VS y presentar su solicitud dentro de los términos establecidos por la ley. 

• Vía telefónica: para realizar una reclamación acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden comunicarse de la siguiente manera: a la línea telefónica; 3007826393 

• Correo electrónico: [email protected] 

15. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS 

El Área de Operaciones y el Área Jurídica serán las responsables de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. 

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de TODOMOTOS VS S.A.S para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:  

• Oficial de protección de datos o al analista de reportes de datos financieros 

• Correo electrónico: [email protected]  

El rol antes mencionado será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en esta Política 

16. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES 

arias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.  

En todo caso, cuando TODOMOTOS VS transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:  

1. Alcances del tratamiento,  

2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,  

3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.  

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.  

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:  

1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.  

2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.  

3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. 

4. En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. 

17. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

1. Deberes en calidad de responsable del tratamiento  

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de las obligaciones que TODOMOTOS VS adquiere en su calidad de Responsable, a continuación, se mencionan sus deberes principales, sin perjuicio de la aplicación integral de todos los deberes previstos en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:  

1. Garantizar a los Titulares de los Datos Personales a través de los canales de atención establecidos en este documento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.  

2. Informar a los Titulares de los Datos Personales acerca de la(s) finalidad(es) de la recolección. 

3. Dar claridad sobre el tipo de Tratamiento que se le dará a los datos, si éstos van a circular o van a ser compartidos con las entidades vinculadas, o con aliados estratégicos, con qué finalidad o finalidades y la manera de poder manifestar su voluntad en relación con el alcance del Tratamiento.  

4. Conservar la evidencia de las autorizaciones otorgadas por los Titulares independientemente del medio a través del cual se hayan obtenido (escrito, telefónico y las obtenidas a través de la página web, apps o correo electrónico, entre otros).  

5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y desarrollar los manuales internos que las contemplen.  

6. Suministrar a los Encargados información que cumpla de la mejor manera posible con el principio de veracidad, siendo claro que hay acciones del Titular de los Datos. 

2. Deberes en calidad de encargado del tratamiento  

En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a las que no quedaron listadas anteriormente.  

1. Proveer canales eficientes que permitan que la actualización de la información realizada por el Responsable se reciba y trámite en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley.  

2. Atender los requerimientos, instrucciones y requerimientos que emita la Superintendencia de Industria y Comercio.  

3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la ley para ello. Para estos efectos se atenderán los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir los Titulares, causahabientes o apoderados, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran. 

18. CONTROL DE ACCESO Y SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA

1. Control acceso 

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas. 

2. Zonas de video vigilancia (CCTV):  

Los sistemas de Video Vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.  

Por esta razón, la Política de Tratamiento de Datos Personales y el presente Manual interno permiten instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por Video Vigilancia.  

Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.  

Finalidad  

Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes: 

1. Recopilación de imágenes de video de los visitantes y empleados.  

2. Recopilación de imágenes de video de los usuarios y demás visitantes a las instalaciones de TODOMOTOS VS.  

3. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.  

4. Disuadir conductas irregulares de terceros.  

5. Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empleados a las instalaciones de la TODOMOTOS VS  

Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en la TODOMOTOS VS cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a ser captadas, conserva. 

19. CAPITULO HÁBEAS DATA FINANCIERO (LEY 1266 DE 2008)  

La Ley 1266 de 2008, también conocida como Ley de Hábeas Data Financiero, se aplica a todos los datos personales financieros, crediticios, comerciales y de servicios registrados en un banco de datos utilizados por TODOMOTOS VS. En este sentido, la aplicación de esta ley está encaminada a regular el uso de esa información por parte de TODOMOTOS VS como fuente de información. 

1. Ámbito De Aplicación  

La Ley de habeas data financiero protege a los titulares de la información cuando esta haya sido recogida en una base de datos, por lo que, todos los titulares de la información podrán ejercer el derecho de hábeas data frente a la empresa (fuente de información) o entidad que posea la información, de manera directa y gratuita.  

2. Derechos de los titulares de la información 

Cuando una persona posee la calidad de titular de la información y considere que sus datos publicados no son veraces, no están completos, no están actualizados o no son comprobables, puede acudir ante la fuente (la entidad que realiza el reporte ante la central de riesgos) o directamente ante la central de riesgos, explicando las razones por las cuales considera que deben ser rectificados, actualizados o eliminados.  

Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales que han sido recolectados por las fuentes de la información, administrados por los operadores y consultados por los usuarios. 

Igualmente tiene derecho a:  

1. Realizar consultas o reclamos ante las fuentes y operadores de información, cuando considere que sus derechos han sido vulnerados, porque la información publicada no es correcta, por no haber otorgado la autorización o por mantenerla por más tiempo de lo permitido.  

2. Solicitar copia de la autorización que otorgó para que fuera recolectada su información personal.  

3. Exigir información sobre la utilización que el usuario le está dando a sus datos.  

4. Acudir a la Delegatura de Protección de Datos Personales para que se dé trámite a su reclamación, cuando considere que la respuesta proporcionada por su reclamo no es suficiente o si no fue respondido dentro de los términos legales, estos son quince (15) días hábiles. 

3. Deberes de Todomotos vs como fuente de información:  

1. Garantizar que la información que se suministra a los operadores o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.  

2. Reportar de forma mensual y oportuna al operador todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado. Esto es, cuando un titular de la información se haya puesto al día con sus obligaciones o al contrario, se encuentre en mora en el pago.  

3. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores, mediante mecanismos eficaces.  

4. Cuando el titular realice peticiones o reclamaciones, la fuente deberá informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que finalice dicho trámite. 

5. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de la información. 

6. Certificar semestralmente al operador que la información suministrada cuenta con la autorización del titular. 

7. Comunicar al titular de la información, con veinte (20) días de anticipación, que se realizará el reporte negativo por no cumplimiento de la obligación ante los operadores de la información.  

4. Tiempo de permanencia del reporte negativo ante el operador. 

Se debe tener en cuenta que cuando el titular de la información se pone al día con sus obligaciones pendientes, el dato negativo no se elimina inmediatamente 

Por lo anterior, el término de permanencia del reporte ante el operador conforme lo ha establecido la Ley, será: 

1. Cuando la mora en el pago de la obligación ha sido entre 1 y 24 meses, el reporte negativo permanecerá el doble del tiempo de la mora, contado a partir del pago o extinción de la acreencia. 

2. Cuando la mora ha sido superior a 24 meses, el tiempo máximo de duración será de 4 años, contados a partir del momento del pago o extinción de la acreencia. 

5. Procedimiento para trámite de consultas y reclamos.  

Trámite de consultas.  

Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, ante TODOMOTOS VS, cumpliendo en siguiente procedimiento:  

1. La petición, consulta de información se formulará verbalmente, por escrito, o por cualquier canal de comunicación, siempre y cuando se mantenga evidencia de la consulta por medios técnicos.  

2. El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el Oficial de Privacidad a través del correo: [email protected]   

3. La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  

4. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Trámite de reclamos.  

Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información que reposa en las bases de datos, debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante TODOMOTOS VS., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:  

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer.  

2. En caso de que el escrito resulte incompleto, se deberá oficiar al interesado para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.  

3. Una vez recibido la petición o reclamo completo se incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y deberá incluirse en la información que se suministra a los usuarios.  

4. El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término 

20. CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS

TODOMOTOS VS S.A.S desarrollará programas anuales de capacitación y concientización en Protección de datos personales y seguridad de la información.  

La Empresa debe poner en conocimiento estas políticas por el medio que considere adecuado y con ello, capacitar a sus funcionarios y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.  

Los nuevos empleados y contratistas, al momento de vincularse con la empresa deben recibir capacitación sobre Protección de datos personales y seguridad de la información dejando constancia de su asistencia y conocimiento 

En el desarrollo de los programas de capacitación y concientización se deberá asegurar que los funcionarios, contratistas y terceros conozcan sus responsabilidades con respecto a Protección de datos personales y seguridad de la información.  

Los programas de capacitación serán actualizados de forma periódica. Desde el proceso de Gestión de Talento Humano, conjuntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales, se definirán los planes de capacitación y evaluación de los empleados de acuerdo con los cambios normativos que se vayan presentando 

21. PROCESOS DE REVISIÓN Y AUDITORÍAS DE CONTROL 

La Empresa realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en la empresa.  

Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios.  

Por regla general TODOMOTOS VS realizará estos procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales.  

Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por el Oficial de cumplimiento a Gerencia general para su valoración y aprobación. 

22. INFORMACIÓN DE CONTACTO. 

Si tiene alguna pregunta sobre este Manual, comuníquese con TODOMOTOS VS o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:  

• Correo electrónico: [email protected]  

23. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA  

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.  

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.